In 5 stappen naar een papierloze administratie

Tips voor een papierloze adminstratie

Als Professional Organizer kom ik het ontzettend vaak tegen: oneindige stapels papier waarbij het opbergsysteem ver te zoeken is. Je kunt er natuurlijk voor kiezen om overzicht te creëren met allerlei ordners en opbergdozen, maar halloooo, anno 2016 ga je toch voor een papierloze administratie? Dat betekent dus dat je de hele administratie naar je computer verhuist. Klinkt misschien als een ingewikkelde klus, maar ik beloof je dat dat reuze meevalt.  Maar waarom zou je?

Papierloze administratie heeft een hoop voordelen.

Van duurzaamheid tot aan ruimtebesparing en een kleiner risico op het kwijtraken van belangrijke documenten. En wist je dat we met zijn allen wel 10 minuten per dag bezig zijn met het zoeken naar dingen? Allemaal goede redenen om hier iets aan te veranderen. En met de 5 onderstaande stappen is dat zo gepiept.

Weg ermee!

  1. Voor het digitaliseren van je administratie heb je een goede scanner of een tablet/smartphone met een app nodig. Zelf ben ik een groot fan van de app Scannable. Je kunt je documenten het beste opslaan als PDF-bestanden – dit is een universeel formaat dat door de meeste programma’s kan worden gelezen. Tip: gebruiksaanwijzingen hoef je niet te scannen, die kun je namelijk allemaal hier downloaden.
  1. De PDF-bestanden bewaar je op Google Drive, Dropbox of Evernote, zodat je er overal gemakkelijk bij kan en je de bestanden zonder enige moeite kunt delen. Ook wanneer je computer is gecrasht.
  1. Breng een duidelijke mappenstructuur aan, waarin je bijvoorbeeld het mapje Wonen onderverdeeld in Gaswaterlicht, Hypotheek etc. Ook voor financiën, gezondheid en andere zaken maak je aparte mapjes aan.
  1. Ga door je als je mails heen en sla mails met belangrijke informatie ook op in de bijbehorende mappen van je digitale administratie. Facturen die je per mail krijgt toegestuurd, kun je direct opslaan.
  1. Zodra alles digitaal beschikbaar is, kan je de meeste documenten weggooien. Haal documenten met persoonlijke, vertrouwelijke informatie door een papierversnipperaar of maak ze op een andere manier onleesbaar.

Houden!

Er zijn een aantal documenten die je naast digitaal, beter ook in papieren vorm kan bewaren. Hypotheekaktes, notarisdocumenten en garantiebewijzen bijvoorbeeld.

Over het organiseren van je papieren administratiesysteem schreef ik eerder al dit artikel. Het daar beschreven 4 stappenplan kun je moeiteloos toepassen op het opstarten en bijhouden van je digitale administratie. Maar ook voor digitaal bewaren geldt; eerst al je onoverzichtelijk bewaarde bestanden doornemen en logisch indelen. Pas dan kun je de rest in minimale tijd afhandelen.

Kijk voor meer organisatie- en opruimtips, waaronder advies over het bewaren van dozen en het maken van een planning vooral eens verder op mijn blog!

Share on FacebookShare on Google+Share on LinkedInPin on PinterestTweet about this on Twitter

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *