Papier Hier – Tips voor een handig administratie systeem

Papier-hier

Papier Hier! De roep naar Eftelingbezoekers van Holle Bolle Gijs om papier (en afval) klinkt me nog vers in de oren. Hij maakte me als kind al duidelijk dat je papier niet zomaar moet laten slingeren en dat het een duidelijke bestemming heeft.

Maar…het opruimen van een snoepwikkel is kinderspel vergeleken met papiermanagement anno NU.

Omdat veel mensen hiermee worstelen heb ik wat handige tips op een rijtje gezet.

Doe er je voordeel mee!

Papier hier!

Hoewel we in een digitaal tijdperk leven hebben we nog steeds te maken met flinke hoeveelheden papier. Een gemiddeld huishouden ontvangt wekelijks 15 geadresseerde en 31 ongeadresseerde stukken door de brievenbus. En daar moet je dus ook wat mee doen! Openmaken, lezen, actie nemen en archiveren. Doe je dat niet systematisch, dan stijgen de stapels.

Een chaotische administratie kost je onnodig veel tijd, energie èn geld. Zoeken naar documenten en dingen weer rechtzetten (vergeten betalingen, te laat ingediende belastingaangifte) geven je onnodig veel stress en irritatie. Bovendien: Tijd is Geld.

Maar er is hoop. Met 4 duidelijke voorwaarden tem jij het papiermonster.

1. Zorg voor een prettige werkplek en goed gereedschap.

  • een ruime tafel of bureau
  • lekker zittende stoel
  • voldoende licht

Hou handige kantoorspullen binnen handbereik.
(Brief)papier, enveloppen (A4, A5, klein), plakband, lijm, paperclips, perforator, schaar, niet-tang, nietjes, elastieken, post-it blokjes, L-mappen, pennen, potloden, puntenslijper, postzegels.
Bij het afhandelen van je administratie gebruik je vaak telefoon, agenda en computer. Zorg dat ook die in de buurt zijn.

Tip: Voorkom onnodig heen en weer lopen door je kantoorspullen dicht bij je werkplek op te bergen. Zo blijf je gefocust, beperk je de verleiding om wat anders te gaan doen en bespaar je tijd en ergernis.

2. Leg een archief aan.

Een archief bestaat uit een passief en actief gedeelte.
In het ‘passief’ archief bewaar je alles wat je later nog nodig kan hebben vanwege hun informatieve waarde of bewijsfunctie.Je kunt hiervoor hangmappen(ideaal) of ordners gebruiken.

Het ‘actief’ archief of werkarchief bevat drie afdelingen. Doen, Lezen en Bewaren.
Gebruik hiervoor gelabelde tijdschriftcassettes. Het gevaar van horizontale postbakjes is dat ze snel veranderen in stapels of magneetplekken. Schrijf werkwoorden op de cassettes Doen, Lezen, Bewaren en niet Actie, Leesvoer en Archief. Het is bewezen dat je met werkwoorden sneller in actie komt.

Tip: Bewaar papieren bij voorkeur verticaal. Zo voorkom je stapelen en hou je overzicht.

3. Ga systematisch te werk.

Met dit 4 stappenplan bedwing jij voortaan achteloos je papierberg.

Stap 1: Sorteer elke dag de post die je binnenkrijgt in Doen, Lezen, Bewaren of Weg. (10 min)
Stap 2: Plan een vast moment per week voor je administratie en handel Doen af en schift Lezen na lezen op Actie, Bewaren of Weggooien. (30 min)
Stap 3: Leeg iedere maand de Bewaren cassette en verwerk die in het ‘passief’ archief. (30 – 60 Min)
Stap 4: Ga een keer per jaar door je bewaararchief heen. ( 2 – 3 uur)

*Als je wil overstappen naar een papierloze administratie, lees dan dit artikel hierover. Vervang het ‘passief archief’ door digitaal archief en voer systematisch het 4 stappenplan uit. 

Tip: Maak van de 4 stappen Goede Gewoontes en voer ze consequent uit.

4. Maak tijd vrij voor je administratie en geef het prioriteit.

Plan in je agenda je wekelijkse administratie half uurtje. Hoewel ‘s avonds aantrekkelijk kan zijn, heeft overdag het voordeel dat instanties telefonisch bereikbaar zijn.
Sla geen week over. Voor je het weet loop je weer achter en ligt het ‘laatmaarzittenwantikkrijghettochnooitoporde’ gevoel op de loer.

Tip: Zet alles wat nog niet op de automatische piloot gaat in je agenda. Plan het als een afspraak met jezelf.

Nog een keer de voordelen van een administratie op orde?

  • Je bespaart tijd omdat routinematig klussen afhandelen sneller gaat
  • Je hebt rust omdat je alles kunt terugvinden
  • Je bespaart geld op boetes voor te late betaling, vergeten declaraties of stopzetten van abonnementen
  • Je administratie is overdraagbaar. Een ander kan jouw systeem makkelijk overnemen en in jouw logische archief alles vinden wat nodig is.

Nu rijst misschien de volgende vraag. Wat doe ik met mijn achterstanden?
Ik heb slecht nieuws. Je achterstallige en onoverzichtelijke papierwinkel moet je wel wegwerken. Je administratie kun je pas in minimale tijd doen als je weet waar wat is en wat voor acties je nog moet nemen.

Hoe werk je dan die achterstanden weg? Door te beginnen met sorteren. Doen, Lezen en Bewaren. Heb je geen idee hoe je dit kunt aanpakken?

Geef je dan op voor een telefonisch BLIND SPOT gesprek.

In dit telefonische gesprek van een half uur gaan we op zoek naar jouw blinde vlek op administratie en papiermanagement gebied. Hoe is de situatie nu en hoe zou je het eigenlijk willen. Wat belemmert je maar vooral: wat zou je eraan kunnen doen?
Je krijgt meteen een aantal tips van me waar je direct mee aan de slag kunt gaan.

Durf jij te vragen? Geef je dan snel op voor een vrijblijvend BLIND SPOT gesprek.

Klik hier voor het aanmeldformulier.

Share on FacebookShare on Google+Share on LinkedInPin on PinterestTweet about this on Twitter