Nooit meer contracten kwijt met deze software

Gevreesd in menig kantoorruimte, de archiefkast. De kast die tjok en tjokvol zit met documenten en contracten van jaren geleden. Deze documenten gebruik je niet maar nemen wel ruimte in. Zomaar weggooien kan niet want deze documenten en contracten zijn vaak waardevol en/of bevatten persoonlijke informatie.

Als het archiefmonster netjes georganiseerd is, mag je jezelf gelukkig prijzen Dit kan op datum zijn, op categorie of welke indeling dank ook. Het loont om uit te zoeken wat het meest geschikt is.

Kortom, zo’n archiefkast is best wel een ding om op jouw werkplek te hebben. Het zou allemaal makkelijker kunnen. Dit is waar elektronische handtekeningen binnenkomen.

Wat zijn elektronische handtekeningen?

Maar wat zijn dat nou, elektronische handtekeningen? Simpel gezegd is het een overeenkomst die bevestigd wordt door middel van digitale middelen. Dit begrip strekt zich van ingescande handtekeningen tot aan handtekeningen met de meest ultieme beveiliging. Maar over deze varianten gaan we het later hebben.

Elektronische handtekeningen kan je per contract of document verzenden, maar ook via een “enveloppe”. Een enveloppe werkt precies zoals je het verwacht, je kunt meerdere documenten in 1 enveloppe plaatsen. Stel, jouw klant moet drie verschillende documenten ondertekenen, dan hoef jij niet voor drie verschillende elektronische handtekeningen te betalen. Jij betaalt 1 prijs voor alle documenten die in deze enveloppe zitten.

Een elektronisch contract kun jij versturen in verschillende formaten. PDF, Excel en Word worden over het algemeen bij elke provider ondersteund. Deze documenten upload jij naar het platform waarin jij vervolgens aangeeft waar de handtekening moet komen. Sommige providers bieden ook de mogelijkheid om meerdere veld types te gebruiken zoals tekst en datum velden.

Zodra jouw document klaar is, kun je hem verzenden en binnen enkele seconde komt het document in de mailbox van de ontvanger aan. Maar hoe weten wij nou of dit rechtsgeldig is?

Zijn elektronische handtekeningen net zo legaal als papieren?

Elektronische handtekeningen zijn volgens Artikel 3:15a van het Nederland wetboek rechtsgeldig zolang ze aan bepaalde standaarden voldoen. In 2018 is de Europese wetgeving van kracht gegaan omtrent elektronische handtekeningen, de eIDAS.
De eIDAS geeft aan wat moet worden aangetoond zodat een document aan de volgende voorwaarden voldoet;

• Partijen moeten worden geïdentificeerd.
• Er moet een hoog vertrouwensniveau van het document zijn.
• Er moet een bewijs van echtheid zijn waaruit kan worden opgemaakt dat het document niet op een later tijdstip is bewerkt.

Aan de hand van deze voorwaarden kan je dus zien dat een ingescand document niet voldoende is als bewijs van ondertekening. Iemand zou het document kunnen hebben aangepast of misschien heeft iemand het ondertekend.

De meeste providers voldoen aan de eisen die gesteld worden voor elektronische handtekeningen. Zo zijn bijvoorbeeld alle pagina’s encrypt, zodat het vertrouwensniveau verhoogd wordt. Ondertekenende partijen worden geïdentificeerd en er worden extra documenten meegeleverd om de echtheid van het document te bewijzen.

Om het overzicht te bewaren heeft de eIDAS een onderscheid gemaakt tussen verschillende handtekeningen.

Standaard elektronische handtekening

Dit is de meest simpele vorm van ondertekenen en hier vallen ook de ingescande contracten onder. Let dus op, als jouw provider de standaard elektronische handtekening gebruikt, dubbelcheck dan altijd even hoe zij aan de eIDAS voorwaarden voldoen. Dit vermelden ze altijd op hun website en is makkelijk te vinden.

Geavanceerde elektronische handtekening

Deze vorm is standaard een stuk veiliger. Deze providers werken met een PKI (Public Key Identifier) en hiermee maak je gebruik van bijvoorbeeld jouw DIGiD om jezelf te identificeren.

Gekwalificeerde elektronische handtekening.

Dit is de meeste veilige vorm van ondertekenen. Door middel van een TTP (Trusted Third Party), wordt aangegeven dat jij de persoon bent wie jij zegt te zijn. Een TTP is bijvoorbeeld een USB stick of een smartcard waarmee jij in een beveiligde omgeving kan komen om te ondertekenen.

Hoe houd ik overzicht op mijn documenten?

We weten nu wat een elektronische handtekening is en waar we op moeten letten. Maar wat zijn nou de voordelen ten opzichte van de oude archiefkast?

Allereerst bespaar je op ruimte. Alle documenten staan netjes in de cloud opgeslagen waar jij er altijd bij kan. Wil je jouw bestanden niet in de cloud dan kan je deze altijd downloaden. De meeste providers bieden integraties met andere platformen aan, zoals bijvoorbeeld Dropbox en Google Drive.

De contracten en documenten zijn daarnaast ook sneller te vinden omdat je uiteraard in de cloud snel kan zoeken naar jouw bestand. Je hoeft dus niet meer te letten op wat de juiste volgorde nou is, je typt de naam van het bestand, de ondertekenende partij of de datum van verzenden in en je hebt jouw contract gevonden.

Hiermee raak je ook nooit contracten kwijt. Er zijn altijd back-ups te vinden en er worden altijd kopieën van het contracten aan alle partijen verstuurd.

Wat is de volgende stap?

De volgende stap is om de stier bij de hoorns te pakken en het gewoon te proberen. Ga op onderzoek, vind de provider waar jij je het beste bij voelt en test het uit. De meeste providers bieden een proefperiode aan waarin jij kosteloos eHandtekeningen kan proberen zonder enig risico. Om jou alvast op weg te helpen heb je hier alvast een paar providers die je zou kunnen uit proberen; Signable, DocuSign & Stiply.

Ik wens je veel succes op jouw zoektocht en als je vragen hebt laat ze gerust hieronder achter!