Waarom een Not To Do list wel werkt

Soms moet je zoveel dingen regelen dat het maken van een To Do lijst de enige oplossing lijkt. Die lijst groeit vervolgens uit tot een enorme waslijst, waarvan je alleen maar meer in de stress schiet. Hoe los je dit op? Om te beginnen, is het een stuk efficiënter om je te focussen op datgene wat je niét moet doen, in plaats van op alles dat nog moet gebeuren.

Nu denk je misschien, “Wat heeft het nou voor zin om op te schrijven wat ik allemaal niet hoef te doen?”, maar zo werkt het niet helemaal. Het draait namelijk om het afleren van gewoontes die je productiviteit belemmeren. Door zoveel mogelijk afleiding uit je leven te filteren, houd je een stuk meer tijd over voor datgene wat er echt toe doet.

Waarom werkt een To Do list dan niet?

Voor sommige mensen helpt het om taken op papier te zetten en ze vervolgens af te strepen, maar als daar geen structuur in zit, zal het niet per se meer overzicht opleveren. Als er bijvoorbeeld zowel kleine taken als doorlopende projecten op staan, is het verleidelijk om je te richten op het wegwerken van de kleine taken, waardoor de belangrijke projecten bovenaan de lijst blijven staan. Daarnaast blijf je natuurlijk maar toevoegen aan zo’n lijst, waardoor je nooit klaar lijkt te zijn, en het werk alleen maar meer op je afkomt. To Do lijsten zijn een goede reminder van het werk dat nog gedaan moet worden, maar inzicht in prioriteiten geven ze je niet.

En een Not To Do list wel?

Door een lijst te maken met dingen waar je je tijd en energie niet meer aan wilt verspillen, houd je meer ruimte over om je op belangrijke zaken te richten. Doordat je het opschrijft onthoud je het beter en kun je de lijst elke dag als reminder even doorlezen. Zaken die energie kosten, maar niets opleveren, zijn geschikt voor de Not To Do lijst. Enkele voorbeelden:

• Stop met piekeren over zaken die je niet onder controle hebt. Als je er niets aan kunt doen, is dit pure tijdverspilling. Hetzelfde geldt voor gebeurtenissen die zich wellicht, misschien of ooit eens in de toekomst zullen afspelen.
• Verspil niet te veel tijd aan het oplossen van problemen of fouten, waarvan je weet dat je ze niet vaker zal tegenkomen. Haal je schouders op, volgende keer beter.
• Neem geen telefoontjes op van onbekende telefoonnummers; daar ben je zo een paar minuten mee kwijt. Als het dringend is, hoor je dat wel via de voicemail.
• Open je email niet meteen als je opstaat, en nooit vlak voor het slapen gaan. Je begint je dag zo niet ontspannen, en het zal je nachtrust ook zeker niet bevorderen.
• Check je mail niet de hele dag door. Het is verslavend en houdt je van je werk of andere bezigheden af. Zet je telefoon op stil en neem een paar keer per dag rustig je mailtjes door – en reageer zoveel mogelijk gelijk. Zet ook je app notificaties uit.

Succesvolle mensen maken vaak gebruik van een Not To Do list. Het is iets die je jezelf moet aanleren, maar je zal er zeker profijt van hebben. Lees verder op mijn blog voor meer opruimtips, advies over keuzestress en inspiratie voor een georganiseerd leven.