Als Professional Organizer kom ik het ontzettend vaak tegen: oneindige stapels papier waarbij het opbergsysteem ver te zoeken is. Je kunt er natuurlijk voor kiezen om overzicht te creëren met allerlei ordners en opbergdozen, maar halloooo, anno 2020 ga je toch voor een papierloze administratie? Dat betekent dus dat je de hele administratie naar je computer verhuist. Klinkt misschien als een ingewikkelde klus, maar ik beloof je dat dat reuze meevalt. Maar waarom zou je?
Papierloze administratie heeft een hoop voordelen.
Van duurzaamheid tot aan ruimtebesparing en een kleiner risico op het kwijtraken van belangrijke documenten. En wist je dat we met zijn allen wel 10 minuten per dag bezig zijn met het zoeken naar dingen? Allemaal goede redenen om hier iets aan te veranderen. En met de 5 onderstaande stappen is dat zo gepiept.
Weg ermee!
- Voor het digitaliseren van je administratie heb je een goede scanner of een tablet/smartphone met een app nodig. Zelf ben ik een groot fan van de app Scannable. Je kunt je documenten het beste opslaan als PDF-bestanden – dit is een universeel formaat dat door de meeste programma’s kan worden gelezen. Tip: gebruiksaanwijzingen hoef je niet te scannen, die kun je namelijk allemaal hier downloaden.
- De PDF-bestanden bewaar je op Google Drive, Dropbox of Evernote, zodat je er vanaf elke device gemakkelijk bij kan en je de bestanden zonder enige moeite kunt delen. Ook wanneer je computer is gecrasht.
- Breng een duidelijke mappenstructuur aan, waarin je bijvoorbeeld het mapje Wonen onderverdeeld in Gaswaterlicht, Hypotheek etc. Ook voor Financiën, Gezondheid en andere zaken maak je aparte mapjes aan.
- Ga door je mails heen en sla mails met belangrijke informatie op in de bijbehorende mappen van je digitale administratie. Facturen die je per mail krijgt toegestuurd, kun je direct opslaan.
- Zodra alles digitaal beschikbaar is, kan je de meeste documenten weggooien. Haal documenten met persoonlijke, vertrouwelijke informatie door een papierversnipperaar of maak ze op een andere manier onleesbaar.
Houden!
Er zijn een aantal documenten die je naast digitaal, beter ook in papieren vorm kan bewaren. Hypotheekaktes, notarisdocumenten en garantiebewijzen bijvoorbeeld.
Blijf digitaal!
Nu je de meeste bestanden hebt gedigitaliseerd is het belangrijk dat je ook digitaal blijft. Dit kan jij doen door middel van verschillende tools;
- Weet je nog die facturen die we eerder hebben georganiseerd in verschillende mappen? De meeste providers van Gaswaterlicht hebben tegenwoordig ook de optie om papierloos de facturen te ontvangen. Dit geldt ook voor jouw internet en telefoon provider. Geef ze eens een belletje en kijk of jij dit ook kan doen.
- Notities maken is toch vaak het fijnst op een vel papier. Maar er zijn zo door de tijd heen een heleboel notitie tools gekomen die erg lekker werken. Een aantal voorbeelden zijn; Evernote, Google Keep & Simplenote.
- Verstuur facturen en contracten digitaal. Als jij zelf documenten verzendt is dit tegenwoordig al heel snel digitaal gedaan. Voor facturen zijn er talloze digitale boekhoudprogramma’s en voor contracten versturen zou Signable handig zijn. Voor meer informatie over elektronische contracten lees dit blog.
Over het organiseren van je papieren administratiesysteem schreef ik eerder al dit artikel. Het daar beschreven 4 stappenplan kun je moeiteloos toepassen op het opstarten en bijhouden van je digitale administratie. Maar ook voor digitaal bewaren geldt; eerst al je onoverzichtelijk bewaarde bestanden doornemen en logisch indelen. Pas dan kun je de rest in minimale tijd afhandelen.
Kijk voor meer organisatie- en opruimtips, waaronder advies over het bewaren van dozen en het maken van een planning vooral eens verder op mijn blog!
Handige tips. Papier leest een stuk lekkerder dan een scherm. Het probleem is echter de belasting voor het milieu en die ruimte die papier inneemt.
Hallo Sanne,
Leuk dat je reageert. Helemaal eens, papier leest lekerder. Maar je zou een start kunnen maken met de papieren die alleen een bewaarfunctie hebben. Bovendien zijn papieren digitaal eenvoudiger terugvindbaar, mits je een goede bewaarindeling hebt natuurlijk 😉
Zelf ben ik ook echt iemand die zonder papier werkt, zo ver dat mogelijk is. Ik wist niet dat er een handige app bestond om je documenten mee in te scannen. Zelf heb ik een scanner waarmee ik dit doe. Ik vind het namelijk belangrijk dat de kwaliteit goed is. Verder een goed punt bestanden op de Google Drive op te slaan.
Hallo Jan,
Dank voor je reactie.
De kwaliteit van Scannable is ook erg goed heb ik gemerkt. Als ik onderweg ben gebruik ik die en anders de ScanSnap van Fujitsu.
Papier is eigenlijk best ouderwets, zeker voor de administratie. Mijn man, die zzp’er is, doet alles digitaal. Het moet ook haast wel, want hij heeft een klein bureautje. Deze vijf stappen leggen trouwens goed uit hoe je kan overstappen naar een papierloze administratie.
Hi Sarah,
Leuk dat je reageert en fijn dat je het stappenplan duidlijk vindt. Voor je man natuurlijk geen nieuws, maar velen hebben nog een lange weg te gaan met het digitaliseren van hun papieren. Maar als eenmaal het begin is gemaakt, wil niemand meer terug naar papier.
Ik ben al jaren bezig met het zo papierloos mogelijk maken van mijn administratie. Het maakt dingen voor een sloddervos als ik een stuk overzichtelijker. Als ZZP’er kwam ik om in de papieren en is het bijhouden van de administratie een noodzaak. Wel moet ik zeggen dat al de Cloud-oplossingen het een stuk eenvoudiger maken.
Helemaal eens Ivan,
Ik heb sla ook alles op in de Cloud, net als veel van mijn klanten inmiddels. Zo kun je locatie onafhankelijk altijd je bestanden eenvoudig terug vinden.
Wie moeite heeft met het ‘logisch’ indelen van een Cloud omgeving kan ook altijd hulp inschakelen van een Professional Organizer.
Ik heb ook gemerkt dat het digitaliseren van administratie veel voordelen heeft. Zo kan je je bestanden en gegevens veilig opslaan en overal inzien. Daarnaast kan software ook zorgen voor het eenvoudiger maken van de verwerking van gegevens.
Helemaal eens Marie. Welke software gebruiken jullie?
hallo Marie en Leonie,
jullie hebben het over software voor een digitale administratie. Daar ben ik als particulier naar op zoek. Welke tip heb je voor me?
Voor opslaan denk bijvoorbeeld aan iCloud, Dropbox, Google Drive, Evernote, Onedrive of Sharepoint. EN de verschillende scan-apps zoals hierboven benoemd.
Hier een reactie van mij op bovenstaande artikel. Ik ben een particulier en heb geen eigen bedrijf. Het zal best een opgeruimd gevoel geven om alles netjes digitaal te hebben, maar daar kleven ook nadelen aan die helaas nergens benoemd worden. Stel een alleenstaand persoon die heeft zijn of haar administratie keurig op orde en alles staat digitaal in een of andere dropbox. En dan gebeurt het ondenkbare: Die persoon krijgt een ongeval en overlijd. Dan moeten de nabestaanden dus alles regelen . En dan bedoel ik dus niet alleen de uitvaart, maar er zijn flink wat gegevens nodig om onder andere de aangifte erfrechtbelasting in te kunnen vullen en abonnementen op te zeggen, controleren wat wel of niet is betaald en nog betaald moet worden etc. Tja en daar staan de nabestaanden dus. Die zoeken als eerste naar dozen met alle papieren, om er al snel achter te komen dat er geen papieren administratie bestaat. Dan zou het dus best eens kunnen dat de overledene zijn of haar administratie ergens in een of andere dropbox heeft staan. Maar welke??? Het is vrijwel onmogelijk om te achterhalen welke dropbox het betreft, laat staan dat het gaat lukken om daar toegang tot te krijgen. om nog maar niet te spreken over het feit dat een dure polis niet wordt opgevraagd door de nabestaanden omdat die daar het bestaan niet van weten. Een afbetaalde polis of een polis tegen een eenmalige koopsom is immers niet terug te vinden in de bankafschriften.
Beste Peter,
Hartelijk dank voor deze uitgebreide reactie. Wat ik aanraad, en niet alleen bij alleenstaande mensen is om een digitale kluis te gaan gebruiken. LastPass en 1Password zijn heel fijn in het gebruik. Daar is alleen een super password voor nodig, en als die op een plek ligt die bekend is bij nabestaanden kunnen ze overal bij.
Veilig en overzichtelijk.